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如何策劃一場成功的供應商大會?

  姜宏鋒  2019-05-10 00:00:00   專欄
供應商為主體,企業為主導,那么會議則成為主場,要承擔起轉化的職能,把組織目標轉化為供應商行動,協同發展。

現代企業之間的競爭,已不再是一個企業同另外一個企業的競爭,而是供應鏈之間的競爭。優秀的企業在歲末年初召集重要的供應伙伴,統一共識,傳遞目標、發現差距,凝心聚力,從而實現高效協同,是有價值、有必要的。

但我們也必須認識到,很多企業的供應商大會已走向形式主義:豪華的酒店、公司領導講話、頒發獎狀(為顯高層重視)、專家講座、盛大晚宴、挨座敬酒等。對企業而言,供應商大會成了一項投入巨大的工程;對供應商而言,成了一場趕場的形式活動。還有一些企業由于缺乏經驗,或缺乏正念,把供應商會議變成強取豪奪的戰場,引發供應商的反感甚至強烈不滿。供應商大會怎么才能開出價值?這是每位企業高層與供應鏈管理者需要關心的話題。

  反思:供應商大會的邏輯架構

以往的經驗與教訓,讓我思考一些本源問題:供應商大會頂層設計的邏輯架構是什么?用什么來衡量一次供應商會議是否成功?

關于供應商會議的邏輯結構,首先要想清楚:供應商大會以誰為主體?是企業還是供應商?很多人認為自已企業是會議召開方,應該是供應商會議的主體。實際是錯誤的,以企業為主體,極易陷入“自嗨模式”,會導致投入巨大,自我感覺勝利圓滿,但供應商一無所獲,沒有任何行動。供應商大會,顧名思義,是以供應商為主體的。如果以供應商為主體,會議設計就要以供應商為中心,從供應商的角度、供應商的收獲以及供應商的感受來設計。

一次成功的供應商大會,要能回答以下3個問題:供應商能從本次會議收獲什么?供應商通過會議反思什么?供應商通過會議有哪些行動,可以改進什么?

如果說供應商會議以供應商為主體,那么企業的角色是什么呢?企業為主導,企業主導整個會議。企業通過對會議的策劃,達成供應鏈發展的目標。而這個目標要通過供應商協同來實現。這個過程要求為供應商“賦能”,而向供應商賦能,“雙贏”又是必要條件。所以很多供應商大會不約而同的把“共贏未來”當作主題詞,背后是有邏輯關系的。

企業主導,要能回答以下三個問題:承接企業核心目標的供應商規劃與發展目標是什么?

需要供應商協同與改進什么?如何向供應商賦能,讓協同發生?

供應商為主體,企業為主導,那么會議則成為主場,要承擔起轉化的職能,把組織目標轉化為供應商行動,協同發展。下圖即為供應商大會邏輯結構。企業以文化賦能,以策劃主導會議,會議要轉化為供應商的行動。

  指南:供應商大會策劃的7個步驟

指南由7個步驟組成。這7個步驟,前2個是由問題組成,需要會議團隊回答。

一、本次供應商會議的目標是什么?衡量供應商會議成功的標準是什么?會議目標可以結合公司戰略與年度目標、供應商群體當前的主要問題、需要供方協作的主要事項三個維度思考。成功的會議往往以“賦能供應商,創協同優勢”為總目標,不成功的供應商會議各有各的不成功,比如收贊助費行為與“賦能供應商,創協同優勢”總目標一對照,就知道是不可取的。

二、供應鏈關鍵績效指標排序為何?本次會議聚焦在哪幾個關鍵指標上?“賦能供應商,創協同優勢”具體分解到供應商績效,通常有4大主題:提高質量、協同降本、改善交期,服務提升。這4大主題不建議面面俱到,否則不突出,做不透。建議聚焦1-2項,做深做透。與供應商進行友情升華只是供應商會議的順帶效果。

三、設計并提煉會議主題詞,相當于上學時要對文章要提煉中心思想。主題詞可以起到畫龍點睛,清晰意圖的作用。以下主題詞是我參加供應商大會時經常遇到的:賦能供應鏈,協同創未來——賦能;“質”贏天下、“期”心協力——質量與交期績效改進;挖潛增效,高效協同——成本與協同績效改進;技術引領、砥礪前行——產品技術提升;突破、升級、共贏——能力突破;同舟共濟、共贏未來——合作關系;共建共享、共生共贏——愿景;創生態平臺,造命運共同體——夢想。

要結合會議目標、關鍵指標,創新會議主題詞,并將其作為會議的指引。

四、設計會議核心模塊,并將模塊按時間線排序,形成會議初始日程。以下模塊可供選擇:

邀請、接待、引導;主持人介紹整體會議安排—公司高層致開幕辭,談企業發展機遇、趨勢與挑戰,要高度;管理部門就供應鏈核心指標、清晰現狀,指明目標與行動策略,要務實;新供應商管理手冊說明與發放;外部專家做專題培訓,借專家讓供應商開眼兼洗腦,要效果;優秀供應商代表發言,感謝與分享,要有干貨;優秀供應商表彰,要走心;工廠參觀,要有序;新產品介紹,要互動;技術交流要互動;戰略供應商閉門會要坦誠;午餐、晚宴;合影、留言;閉幕致辭;送行安排;會議總結、復盤。

其中要注意邏輯結構與發言順序:要先用愿景感召,談清楚誰會受益?為什么這么干?需要供應商采取什么行為?供應商要具備什么能力?雙方共同營造什么環境?

五、會議風險控制、預案與預算。會議無小事,要考慮周全。

會議時間:通常年末開為總結,年初開為計劃。會議時間最好避開生產高峰期、避開國家、當地重大會議或節日,要考慮外地供應商是否方便。

會議地點:如果公司接待設施齊備,優選公司內開。大企業供應商會議通常人數眾多,通常要選酒店開。酒店會場與酒店服務是關鍵。比如極端天氣交通怎么辦?下雨合影怎么辦?酒店遇到裝修、遇到婚禮太熱鬧怎么辦?甚至連會場投影PPT尺寸是16:9還是4:3如果沒提前溝通確認都有可能會影響會議效果。

針對風險有哪些預案,然后討論預算費用多少,怎么來,怎么花更合理?形成會議預算案。

六、會議邀請。邀請哪些供應商,供應商的哪些職級來參加都要明確。哪些人確有必要上臺,上臺的人不宜太多,不因面子而排程。外部專家、培訓師(要提前一個月邀約、要提前溝通目標與需求)。

七、公司會議整體計劃與對外日程表。依據前六項,形成公司內部推進計劃,在開會前期,會務責任到人,要做哪些事先確認?重要環節最好事先排練,確保計劃可行,無遺漏。商定對外公開的日程表,對外日程表可以提前印在嘉賓胸卡上,或通過微信制作邀請函,方便嘉賓查閱。

  供應商大會避免5個“坑”

談完了會議策劃指南,再來談談供應商大會應該避免的“坑”。

(一)強收供應商贊助費用,自愿也不行。收贊助費是甲方思維下的“小聰明”:通過收贊助費讓公司高層看到我們控制成本的能力。將心比心,如果這種事情發生在你身上你是什么感受?供應商心想又不是我想來,又搭時間又搭差旅,還要收我贊助,我得到了什么?這家客戶不正,下次報價要把參會成本加進去。

(二)奢華辦會。我們有一個基本假設,供應商的老總不是為飯而來的,也不是為喝酒而來的;供應商的老總是為合作而來的,是為發展而來的,是為希望而來的。如果供應商的老總認為吃喝很重要,這樣的供應商是沒有價值的,不要也罷。供應商大會要簡樸開,務實開。砍掉外部的專業歌舞表演,改讓企業員工、供應商老總組織團隊活動、表演才藝,合作伙伴參與度高,成本低、效果還好。總之,供應商大會也要做價值分析,哪部分投入低,回報大,要增加;哪部分成本高,價值低的,干脆砍掉。

(三)“言行不一”辦會。主席臺大講合作雙贏,下面的人分頭找供應商談年降,談賬期延長。言行不一,說一套做一套。注意,即便公司有降價想法,供應商大會也只適合吹風、動員。即使要談年降,也是小范圍,個別供應商。而且最好是會議結束再挽留下來。如果真的要降本,可以在供應商會議設個展廳,將原材料、部件(包括現有價格)展示出來,引發更多供方參與競爭。也就是降成本不能靠壓,可以靠供應商更廣泛的參與競爭。

(四)會議組織混亂。供應商會議是個窗口,要傳遞正能量、正思維、正形象。有的企業供應商會議組織混亂是由于缺乏精細精神,有的是因為照顧高層面子,不管和大會主題有沒有關系,都上臺亮相,領導與領導之間的講話沒有統籌,沒有考慮講話之間整體的邏輯關系,上臺領導環節時間越多,傳遞信息越混亂,越難控制整體時間、把握進度。以前遇到過企業領導中午與重要客人喝酒晚到,會議臨時調整的。供應商看到客戶也不過如此,還要求我們零缺陷,你們會議組織都一團糟,會生輕慢心,也就無法完成賦能與目標傳遞。

(五)評獎不公、給獎泛濫。評選優秀供應商看與領導的關系,不看實績,不公平的評獎還不如不評。或是評選泛濫,供方伙伴遠道而來,獎牌成本又不高,索性多評一些,來的都有獎,最差都有一個最佳服務獎。優秀供應商評選要起到激勵優秀供應商,促進落后供應商的作用。而且凡評優秀,后面要跟進配套激勵的措施,包括訂單份額加大、賬期縮短、新品參與等。

復盤總結:供應商大會如何改進

很多企業供應商會議沒有提升,原因是開完會議沒有復盤。供應商大會舉辦完,送走各路供應商,主辦方精疲力竭,有的會放假半天,其實送走供應商,還得趁熱做一件事,就是做項目復盤,總結得失。

項目復盤通常分為:一、項目組回顧供應商大會舉辦的初心與預期目標;二、對結果進行評估,包括會議亮點與不足;三、分析原因,包括會議的亮點原因與會議不足的原因;四、對規律進行總結,并結合第二、三步做標準化;五、感謝、表揚活動中的人與事、后續事務安排,下次會議改進計劃。

供應商大會邏輯結構

本文刊載于《世界經理人》雜志 2019年05/06月合刊 【專欄】欄目

本文系姜宏鋒授權世界經理人發布,并經世界經理人編輯。文章內容僅代表作者獨立觀點,不代表世界經理人立場,如需轉載請聯系原作者獲取授權,并請附上出處(世界經理人)及本頁鏈接http://www.xfeuqk.live/operation/ma/8800099617/01/,推薦關注微信公眾號(ID:CEC_GLOBALSOURCES)

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